Polityka prywatności Słoneczna Oś Biuro Projektowe

1. Informacje ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Słoneczna Oś Biuro Projektowe (dalej: „Biuro”, „My”) w związku z korzystaniem z naszych usług architektonicznych na terenie Polski.

Administratorem danych osobowych jest Słoneczna Oś Biuro Projektowe, prowadzące działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Korzystając z naszych usług (w tym kontaktując się z nami telefonicznie, mailowo, za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub zawierając z nami umowę), przekazujesz nam swoje dane osobowe, które przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju i zakresu świadczonych usług możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: 1) Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy (jeśli dotyczy),
   • NIP/REGON (jeśli dotyczy),
   • PESEL (w uzasadnionych przypadkach związanych z realizacją umowy lub wymogami formalno-prawnymi), 2) Dane kontaktowe:
   • adres zamieszkania lub korespondencyjny,
   • adres e-mail,
   • numer telefonu, 3) Dane dotyczące inwestycji i nieruchomości:
   • adres inwestycji,
   • numer/y działki,
   • dane wynikające z dokumentacji geodezyjnej, projektowej i budowlanej, 4) Dane wymagane przepisami prawa budowlanego i innych ustaw (np. dane do wniosków, zgłoszeń, uzgodnień, decyzji administracyjnych), 5) Dane niezbędne do rozliczeń:
   • dane do faktury,
   • dane rachunku bankowego (jeżeli jest przekazane w związku z rozliczeniami).

Co do zasady nie zbieramy i nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (tzw. danych wrażliwych), chyba że jest to absolutnie niezbędne i dopuszczalne prawem oraz odbywa się na podstawie wyraźnej zgody lub innej odpowiedniej podstawy prawnej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Podstawy prawne przetwarzania wynikają z art. 6 i, w razie potrzeby, art. 9 RODO.

1) Zawarcie i realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• przygotowanie oferty usług architektonicznych,
• zawarcie, wykonywanie i rozliczenie umowy o prace projektowe i inne usługi architektoniczne,
• kontakt roboczy w trakcie trwania współpracy (telefoniczny, e-mailowy, korespondencja pisemna).

2) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa budowlanego, prawa cywilnego, podatkowego, rachunkowego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów,
• przechowywanie dokumentacji księgowej i projektowej przez okresy wymagane przepisami prawa,
• sporządzanie i składanie wymaganych prawem wniosków, oświadczeń, zgłoszeń i innych dokumentów do urzędów, organów administracji publicznej i instytucji.

3) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa informacji i systemów teleinformatycznych,
• prowadzenie wewnętrznych analiz, statystyk i usprawnianie świadczonych usług,
• utrzymywanie kontaktu z dotychczasowymi klientami w zakresie niezbędnym do obsługi i ewentualnej dalszej współpracy.

4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeśli ma zastosowanie):

• przekazywanie informacji marketingowych (np. o nowych usługach) innymi kanałami niż niezbędna komunikacja dotycząca zawartej umowy,
• inne cele wyraźnie wskazane w treści udzielonej zgody.

Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed jej wycofaniem.

4. Źródło danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie – podczas kontaktu, wymiany korespondencji, podpisywania umów lub przekazywania dokumentacji projektowej.

W określonych sytuacjach możemy pozyskać dane także:

• od współwłaścicieli nieruchomości lub innych stron inwestycji,
• od podmiotów współpracujących z nami przy realizacji danego zlecenia (np. geodetów, branżystów, kierowników budowy),
• z ogólnodostępnych rejestrów (np. księgi wieczyste, rejestry publiczne),
• od pełnomocników, jeżeli działają w Twoim imieniu.

5. Okres przechowywania danych Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony dla ochrony naszych praw.

W szczególności: 1) dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu:

• przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń cywilnoprawnych,
• przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i podatkach (co do dokumentów księgowych), 2) dokumentacja projektowa – przez okres wynikający z przepisów prawa budowlanego oraz okresu koniecznego do zabezpieczenia interesów stron inwestycji, 3) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona.

6. Odbiorcy danych W związku z realizacją naszych usług dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania: 1) Podwykonawcy i współpracownicy:
   • projektanci branżowi (np. konstruktorzy, instalatorzy),
   • geodeci, kosztorysanci, specjaliści ds. uzgodnień,
   • kierownicy budowy, inspektorzy nadzoru, 2) Organy administracji publicznej i inne instytucje:
   • urzędy gmin, starostwa powiatowe, urzędy miast,
   • organy nadzoru budowlanego i inne organy właściwe dla danej inwestycji,
   • organy podatkowe, sądy i inne uprawnione organy – gdy wynika to z przepisów prawa, 3) Podmioty świadczące na naszą rzecz usługi pomocnicze:
   • biuro rachunkowe,
   • dostawcy oprogramowania i usług IT (np. systemy poczty elektronicznej, przechowywanie danych w chmurze),
   • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie,
   • kancelarie prawne i doradcy – w razie potrzeby obsługi prawnej.

W przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotom zewnętrznym zawieramy z nimi stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z wymogami RODO.

Nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości zaistnieje konieczność takiego przekazania (np. w związku z korzystaniem z określonych usług chmurowych), dane mogą być przekazywane wyłącznie w oparciu o mechanizmy przewidziane w RODO, zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych (np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne UE). W takiej sytuacji poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą, o ile wymaga tego prawo.

8. Prawa osób, których dane dotyczą W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – możesz uzyskać informacje, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak, otrzymać ich kopię oraz informacje o celach, podstawach, kategoriach danych i odbiorcach. 2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – możesz żądać poprawienia lub uzupełnienia swoich danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne. 3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – możesz żądać usunięcia danych, jeżeli:

   • dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
   • cofnąłeś zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
   • wniosłeś skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,
   • dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
   • dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego. 4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych, gdy np. kwestionujesz ich prawidłowość lub sprzeciwiasz się usunięciu danych mimo ich niezgodnego z prawem przetwarzania. 5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przesłać je innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 7) Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili cofnąć; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody. 8) Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

9. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do:

   • przygotowania oferty,
   • zawarcia i realizacji umowy na usługi architektoniczne,
   • wykonania obowiązków prawnych ciążących na nas jako uczestniku procesu inwestycyjno-budowlanego.

Brak podania niektórych danych może uniemożliwić zawarcie lub prawidłową realizację umowy oraz wykonanie wymaganych przepisami czynności i procedur.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, w rozumieniu RODO.

11. Bezpieczeństwo danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym m.in.:

    • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
    • stosowanie haseł, zabezpieczeń systemowych i kopii zapasowych,
    • korzystanie z legalnego, aktualizowanego oprogramowania,
    • współpracę z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

12. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, zakresem świadczonych usług lub stosowanych rozwiązań organizacyjno-technicznych. Zmieniona wersja Polityki będzie stosowana od momentu jej opublikowania lub w inny sposób zakomunikowania użytkownikom, o ile jest to wymagane.

13. Kontakt w sprawie ochrony danych We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych Biura Słoneczna Oś Biuro Projektowe udostępnianych w dokumentach firmowych lub na naszych materiałach informacyjnych.